Quand une entreprise commande une formation pour ses salariés, la convention de formation est le document contractuel de référence. Ce n’est pas une formalité administrative. C’est la pièce qui prouve que l’objectif de la formation a été défini et accepté avant le début de la prestation.
En audit Qualiopi, la convention est l’une des preuves les plus consultées. Elle doit être cohérente avec le programme, les feuilles d’émargement et l’attestation de fin de formation. Si les dates, les objectifs ou les modalités diffèrent d’un document à l’autre, l’écart sera relevé.
Faire le diagnostic gratuit
Une convention de formation professionnelle avec une entreprise doit mentionner (art. L6353-2 du Code du travail) :
- L’intitulé de la formation et son objet
- Le programme détaillé indiquant les capacités professionnelles à acquérir
- La durée totale de la formation et ses modalités de déroulement
- Les dates et lieu de réalisation
- Le prix de la formation et les conditions de règlement
- Les modalités de suivi de la formation et d’appréciation des résultats
- La nature des actions de formation (action de formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage)
- Les coordonnées complètes de l’organisme (raison sociale, adresse, NDA)
Pour les formations OPCO : vérifier les exigences spécifiques de chaque OPCO en termes de mention du code NAF, du numéro de convention collective applicable et des modalités de prise en charge.
Différence avec le bon de commande
Le bon de commande peut remplacer la convention dans certaines situations, notamment quand l’entreprise possède ses propres processus d’achat. Dans ce cas, il doit contenir les mêmes informations substantielles qu’une convention. Un bon de commande sans description précise de la formation (objectifs, durée, modalités) n’est pas une preuve suffisante pour Qualiopi.
Objectifs formulés en termes génériques. “Améliorer les compétences en communication” n’est pas un objectif. “Savoir conduire un entretien annuel en utilisant la méthode SMART” en est un. Les objectifs doivent être mesurables et liés à une compétence identifiable.
Incohérence entre la convention et le programme. Si la durée mentionnée dans la convention est différente de celle du programme ou des émargements, c’est un écart documentaire qui fragilise l’ensemble du dossier.
Convention signée par une seule partie. La convention doit être signée par l’organisme de formation et par le représentant habilité de l’entreprise cliente. Une convention à sens unique n’est pas valide.
Absence de modalités d’évaluation. La mention des modalités d’évaluation des résultats est obligatoire. “Attestation remise à l’issue de la formation” n’est pas une modalité d’évaluation.
Lien avec les autres documents du dossier
La convention s’inscrit dans la chaîne documentaire complète :
Programme → Convention → Feuilles d’émargement → Évaluation des acquis → Attestation → Questionnaire de satisfaction
Chaque document de la chaîne doit être cohérent avec les autres en termes de dates, d’objectifs et de participants identifiés.
Prochaine étape
Questions fréquentes
Oui, dès lors qu’une entreprise finance la formation d’un ou plusieurs de ses salariés, une convention de formation est requise. Elle peut être remplacée par un bon de commande dans certains cas, mais la convention reste le document le plus robuste pour couvrir vos obligations légales et Qualiopi.
Faut-il une convention par stagiaire ou par session ?
Une convention par session suffit si elle identifie clairement tous les participants. En pratique, si les participants ont des objectifs différents ou des modalités distinctes, une convention individuelle est recommandée pour éviter les écarts en audit Qualiopi.
Oui. La convention doit être établie avant le début de l’action de formation. Une convention signée rétroactivement fragilise le dossier en cas de contrôle OPCO ou d’audit Qualiopi.