Matrice preuves Qualiopi — quel document pour quel indicateur
Matrice des preuves Qualiopi par indicateur. Identifiez quel document correspond à quelle exigence du RNQ et évitez d'accumuler des pièces inutiles le jour de l'audit.
Matrice preuves Qualiopi — quel document pour quel indicateur
Empiler des documents ne prépare pas un audit. Ce qui prépare un audit, c’est savoir avec certitude quel document répond à quelle exigence du Référentiel National Qualité — et pourquoi.
La confusion la plus fréquente observée sur 3 196 rapports d’audit analysés : des dossiers volumineux, bien rangés, qui ne contiennent aucune preuve exploitable. Des modèles vierges, des procédures jamais appliquées, des dates manquantes.
La matrice ci-dessous organise les preuves par fonction, pas par indicateur. C’est plus utile : vous partez de ce que vous avez réellement produit, et vous identifiez quels indicateurs chaque pièce peut couvrir.
Preuves par fonction
Informer avant l’entrée en formation Documents concernés : programme de formation, plaquette commerciale, page web, livret d’accueil. Indicateurs couverts : 1 (information publics), 2 (identification des besoins), 15 (accessibilité handicap). Point de vigilance : la date de mise à disposition doit être antérieure à l’inscription de l’apprenant.
Contractualiser la formation Documents concernés : convention de formation (entreprise), contrat de formation (particulier), bon de commande. Indicateurs couverts : 1, 3 (adaptation des prestations), 4 (positionnement des apprenants). Point de vigilance : convention signée des deux parties, avec durée, objectifs et modalités pédagogiques renseignés.
Suivre le déroulé de la formation Documents concernés : feuilles d’émargement (présentiel) ou relevés de connexion (distanciel), journal de bord formateur. Indicateurs couverts : 5 (information et suivi des apprenants), 7 (atteinte des objectifs). Point de vigilance : une feuille d’émargement sans signature de l’apprenant et du formateur est inutilisable.
Évaluer les apprentissages Documents concernés : questionnaire de positionnement initial, exercices corrigés, mises en situation, attestation de compétences ou de formation. Indicateurs couverts : 6 (évaluation des acquis), 7 (atteinte des objectifs). Point de vigilance : l’évaluation de la satisfaction n’est pas une évaluation des acquis. Ne pas confondre les deux.
Recueillir les retours et traiter les incidents Documents concernés : questionnaire de satisfaction (apprenants et entreprises), registre des réclamations, courriers de réponse. Indicateurs couverts : 8 (satisfaction), 13 (réclamations), 14 (abandon). Point de vigilance : le registre des réclamations doit montrer au moins une entrée avec une réponse tracée. Zéro réclamation sans preuve d’un canal actif est un signal d’alerte pour l’auditeur.
Piloter la qualité Documents concernés : compte rendu de réunion qualité, tableau de bord indicateurs, plan d’amélioration. Indicateurs couverts : 31 (indicateurs de résultats), 32 (amélioration continue). Point de vigilance : le plan d’amélioration doit montrer une action décidée APRÈS une évaluation, pas avant.
Ce qu’une preuve doit contenir
Toute preuve exploitable en audit doit répondre à ces quatre questions :
- Qui ? Les parties sont identifiées (apprenant, formateur, organisme)
- Quoi ? La formation est nommée et correspond à votre offre réelle
- Quand ? Une date lisible et cohérente avec votre historique de formation
- Comment ? Le document montre la pratique, pas seulement l’intention
Prochaine étape
Si vous avez du mal à relier vos documents existants aux indicateurs du RNQ, un diagnostic permet de cartographier vos preuves actuelles et d’identifier les manques prioritaires à corriger avant l’audit.
- Faire le diagnostic gratuit
- Prendre rendez-vous
- Voir la grille d’auto-évaluation Qualiopi
- Voir les packs documents Qualiopi
Questions fréquentes
Un document peut-il couvrir plusieurs indicateurs Qualiopi ?
Oui. Le programme de formation, par exemple, peut couvrir les indicateurs 1, 2, 3 et 4 s’il contient les bonnes informations. Mais il doit être daté, signé et correspondre à une formation réelle. Un modèle générique ne prouve rien, même s’il est bien structuré.
Quelle est la différence entre une preuve et un document ?
Un document est un fichier. Une preuve est un document qui montre ce qui s’est passé réellement, avec une date, des parties identifiées et un lien explicite avec votre activité. Un modèle vierge est un document. Une convention signée pour la formation du 14 mars avec Mme X est une preuve.
Faut-il conserver les preuves après l’audit ?
Oui. Les preuves doivent être conservées pour les audits de surveillance (18 mois après l’audit initial) et de renouvellement (3 ans). Un organisme qui ne peut plus retrouver ses preuves lors de la surveillance est en difficulté même s’il avait passé l’audit initial.
On transforme cette page en plan d'action.
Vous repartez avec la prochaine étape claire : corriger seul, demander un devis, cadrer le passage audit ou nous confier la reprise.