Modèle livret d'accueil organisme de formation — indicateur 1 Qualiopi
Ce que doit contenir le livret d'accueil d'un organisme de formation pour Qualiopi. Mentions obligatoires, erreurs fréquentes et lien avec l'indicateur 1 du RNQ.
Modèle livret d’accueil organisme de formation — indicateur 1 Qualiopi
Le livret d’accueil est souvent traité comme un document de politesse. En audit Qualiopi, c’est une preuve de l’indicateur 1 : l’organisme informe les publics sur les conditions d’accueil et de déroulement de la formation avant qu’ils s’engagent.
La différence entre un livret qui couvre l’indicateur 1 et un livret qui ne le couvre pas tient à quelques mentions précises. Un livret générique avec votre logo et une phrase de bienvenue ne suffit pas.
Ce que doit contenir le livret d’accueil
Un livret d’accueil complet pour Qualiopi doit inclure :
Informations sur l’organisme
- Raison sociale, adresse, numéro de déclaration d’activité (NDA)
- Référence à la certification Qualiopi (numéro et certificateur)
- Coordonnées du responsable pédagogique et du référent handicap
- Modalités de contact en cas de problème ou de réclamation
Informations sur les conditions d’accueil
- Modalités pratiques d’accès aux locaux (pour le présentiel)
- Équipements mis à disposition (salle, matériel, connexion)
- Règlement intérieur ou renvoi vers ce document
- Consignes de sécurité applicables
Informations sur les droits et obligations des apprenants
- Modalités de suivi de l’assiduité
- Conditions d’absence et de rattrapage
- Procédure de réclamation et de médiation
- Informations sur l’accessibilité pour les personnes en situation de handicap
Informations sur la qualité
- Modalités d’évaluation des formations
- Indicateurs de résultats disponibles (taux de satisfaction, taux d’obtention, etc.)
- Référence au mécanisme d’amélioration continue de l’organisme
Erreurs fréquentes sur les livrets d’accueil
Livret non daté. Un livret sans date de version ne permet pas de prouver qu’il était à jour au moment de la formation. Datez chaque version et conservez les versions précédentes.
Livret remis en fin de formation. L’indicateur 1 exige que l’information soit disponible avant l’entrée en formation, pas pendant ou après. Un livret remis le premier jour de formation est à la limite. Remis à la fin, c’est un écart.
Absence d’information sur le référent handicap. L’indicateur 15 (accessibilité) est directement lié au livret d’accueil. L’omission du référent handicap crée un double écart.
Livret identique depuis 3 ans sans mise à jour. Si votre offre, vos locaux ou vos tarifs ont évolué, le livret doit suivre. Un livret obsolète fragilise la preuve d’information correcte des publics.
Accusé de réception du livret
Pour que la remise du livret soit une preuve exploitable, prévoyez un accusé de réception signé par l’apprenant. Cette signature peut être intégrée à la convention ou au contrat de formation, ou sur une fiche d’entrée en formation distincte.
Sans preuve de remise, le livret existe mais ne prouve rien sur l’information effectivement délivrée à l’apprenant.
Prochaine étape
- Faire le diagnostic gratuit
- Prendre rendez-vous
- Voir la checklist audit Qualiopi
- Voir les packs documents Qualiopi
Questions fréquentes
Le livret d’accueil est-il obligatoire pour Qualiopi ?
Il n’est pas nommé explicitement dans le RNQ, mais l’indicateur 1 exige que les publics disposent d’informations claires avant leur entrée en formation. Le livret d’accueil est le moyen le plus simple de regrouper ces informations dans un document daté et remis à chaque apprenant. Son absence oblige à prouver autrement que l’information a bien été délivrée.
Le livret d’accueil doit-il être personnalisé par formation ?
Non, il peut être commun à toutes vos formations si les informations générales s’appliquent à l’ensemble de votre offre. En revanche, les informations spécifiques à chaque formation (objectifs, durée, modalités pédagogiques, prérequis) doivent figurer dans le programme de formation, pas dans le livret général.
Comment prouver que le livret d’accueil a bien été remis à l’apprenant ?
La meilleure pratique est de faire signer un accusé de réception du livret lors de l’entrée en formation, ou d’inclure une clause dans la convention ou le contrat attestant que l’apprenant a reçu et pris connaissance du livret. Un livret existant mais non remis ne couvre pas l’indicateur 1.
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