Sous-traitance formation — obligations Qualiopi et preuves attendues

Sous-traitance formation : l’indicateur 25 et ce que l’auditeur vérifie

Faire appel à un formateur externe ne supprime pas votre responsabilité qualité. Pour Qualiopi, vous restez responsable de la formation que vous vendez, même si un tiers la réalise à votre place.

L’indicateur 25 du Référentiel National Qualiopi porte précisément sur ce point : comment sélectionnez-vous vos sous-traitants, comment vérifiez-vous leur compétence et comment suivez-vous l’exécution ? L’absence de réponse documentée à ces trois questions est un motif de non-conformité.

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Ce que Qualiopi exige concrètement

1. Une procédure de sélection documentée Comment choisissez-vous un formateur externe ? Critères de compétence, références, expérience, qualifications, modalités pédagogiques. Ces critères doivent exister sur papier — pas seulement dans votre tête.

2. Un contrat ou une convention de sous-traitance Il doit préciser les missions, les modalités de réalisation, les attentes qualité et les conditions de suivi. Un email de confirmation ne suffit pas si l’auditeur demande le contrat.

3. Le suivi de la prestation Émargements, évaluations, retours apprenants, échanges sur l’adaptation des contenus. Le fait que le formateur soit externe ne dispense pas de la traçabilité.

4. La gestion des problèmes Si le formateur est absent, si une réclamation apprenante concerne la prestation externe, comment traitez-vous le problème ? Cette procédure doit être documentée et testable.

Les erreurs que voit Formateur Pro en audit

Sur les rapports analysés, l’indicateur 25 génère deux configurations types de non-conformité :

Configuration 1 : le sous-traitant “de confiance” sans document L’organisme fait appel à un formateur qu’il connaît depuis des années. Aucun contrat, aucun critère écrit, aucune trace de sélection. L’auditeur ne peut pas vérifier le processus.

Configuration 2 : les preuves existent mais restent chez le sous-traitant L’organisme suppose que le formateur garde les émargements. Lors de l’audit, personne ne peut produire la preuve que la formation s’est bien déroulée.

“On sous-traitait 60 % de nos formations. On pensait que les formateurs gardaient les preuves de leur côté. L’auditeur a demandé à nous, pas à eux. On a dû reconstruire trois mois de documentation en urgence.” — Coordinatrice pédagogique, OF multi-sites (anonymisé)

Comment avancer maintenant

Si vous faites appel à des sous-traitants et que vous n’avez pas de procédure formalisée : commencez par le diagnostic. On vérifie l’état de votre indicateur 25 et on identifie ce qui manque.

Si vous avez eu une non-conformité sur la sous-traitance : passez en rendez-vous. On reconstruit le contrat type, les critères de sélection et le dispositif de suivi avant le prochain audit.

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Questions fréquentes

Le sous-traitant doit-il être certifié Qualiopi ?

Non, Qualiopi n’est pas obligatoire pour le sous-traitant. Mais l’organisme donneur d’ordres reste responsable de la qualité de la prestation. Il doit sélectionner les sous-traitants avec des critères documentés, suivre l’exécution et garder les preuves.

Quelles preuves garder sur les sous-traitants ?

La convention ou le contrat de sous-traitance, les critères de sélection documentés, les CV ou références du formateur, les preuves de suivi de la prestation (émargements, évaluations) et les échanges en cas de problème.

Que vérifie l’auditeur sur la sous-traitance ?

L’indicateur 25 du RNQ porte sur la sélection et le suivi des sous-traitants. L’auditeur cherche à comprendre comment vous choisissez vos prestataires, comment vous vérifiez leur compétence et comment vous traitez un problème s’il survient.