Obligations organisme de formation : ce que le Code du travail impose
Beaucoup d’organismes découvrent leurs obligations au moment d’un contrôle ou d’une demande de financement refusée. Ce n’est pas la bonne séquence. Les obligations s’appliquent dès la première action de formation, quelle que soit la taille de l’organisme.
Le Code du travail impose un socle d’obligations à tout prestataire de formation professionnelle continue. Ce socle ne varie pas selon que vous êtes formateur indépendant, SARL ou association : si vous dispensez des actions de formation contre rémunération, vous êtes soumis à ces règles.
Les obligations du Code du travail pour un organisme de formation
Déclaration d’activité (NDA) : obligation de déclarer l’activité auprès de la DREETS dans les 3 mois suivant la conclusion du premier contrat de formation. Sans NDA, l’organisme ne peut pas légalement facturer de formation professionnelle continue.
Contractualisation : obligation de formaliser les relations avec les financeurs. Convention de formation avec les employeurs, contrat de formation professionnelle avec les particuliers. Ces documents ont des mentions obligatoires définies par le Code du travail.
Bilan pédagogique et financier (BPF) : déclaration annuelle obligatoire à déposer avant le 30 avril pour toute activité de formation réalisée l’année précédente. Il documente les volumes de stagiaires, les heures réalisées, les produits et les charges liés à l’activité formation.
Règlement intérieur : obligatoire pour les organismes qui dispensent des formations dans des locaux. Il précise les règles applicables aux stagiaires, les conditions disciplinaires et les informations de sécurité.
Accueil des stagiaires : obligations d’information sur les conditions de la formation, les évaluations, les réclamations et l’accessibilité pour les personnes en situation de handicap.
Contrôle DREETS : les organismes de formation sont soumis au contrôle administratif et financier de la DREETS. Les contrôles peuvent porter sur les conditions d’exécution, les conventions, les attestations et le BPF.
Ce que Qualiopi ajoute à ces obligations
Qualiopi ne remplace pas les obligations du Code du travail. Elle s’y ajoute. Un organisme Qualiopi doit toujours avoir un NDA valide, déposer son BPF, disposer d’un règlement intérieur et respecter les règles de contractualisation.
Ce que Qualiopi apporte : l’accès aux fonds publics et mutualisés (OPCO, CPF, marchés publics), et la démonstration d’un niveau de qualité structuré et auditable.
Erreurs fréquentes
- Commencer à facturer des formations avant d’avoir obtenu le NDA.
- Confondre le contrat de formation et la convention de formation.
- Oublier de déposer le BPF avant le 30 avril.
- Ne pas mettre à jour le règlement intérieur quand les modalités changent.
- Penser que Qualiopi dispense des autres obligations légales.
Comment avancer maintenant
Si vous êtes en cours de création ou de structuration, le diagnostic permet d’identifier les obligations qui s’appliquent à votre situation précise.
Questions fréquentes
Quelles sont les obligations principales d’un organisme de formation ?
Un organisme de formation doit déclarer son activité (NDA), respecter les règles de contractualisation avec les stagiaires et les employeurs (contrat ou convention), déposer un bilan pédagogique et financier annuel (BPF), disposer d’un règlement intérieur, et se soumettre aux contrôles de la DREETS. S’il accède aux fonds publics ou mutualisés, la certification Qualiopi est également obligatoire depuis le 1er janvier 2022.
Un organisme de formation peut-il exercer sans NDA ?
Non. Le NDA est obligatoire dès la première action de formation réalisée contre rémunération. L’exercice sans NDA est une infraction. La déclaration doit intervenir dans les 3 mois suivant la conclusion du premier contrat de formation.
Quand le BPF est-il obligatoire ?
Le bilan pédagogique et financier est obligatoire chaque année pour tout organisme ayant dispensé des actions de formation au cours de l’année civile précédente. Il doit être déposé avant le 30 avril auprès de la DREETS.